Mise à jour TARDOC et suivi de facturation

Chers clients,

Comme annoncé dans notre communication de fin d’année, nous revenons vers vous pour vous tenir informés des évolutions concernant la facturation et l’arrivée de TARDOC.

Nous souhaitons partager avec vous un bref débriefing sur l’introduction de TARDOC ainsi que sur les premières factures envoyées dans des conditions réelles.

Par ailleurs, nous attirons votre attention sur plusieurs points de vigilance importants afin de garantir un traitement optimal de vos factures.

Envoi des factures

La transition vers TARDOC s’est déroulée avec succès. Nos clients ont pu créer leurs chaînages de facturation et introduire correctement leurs codes lors des consultations en ce début d’année.

Nous avons confirmé le bon fonctionnement de la création des factures au format XML version 5.0 ainsi que du nouveau modèle de factures PDF avec QR codes associés.

À la suite des ajustements réalisés lors de nos premiers tests TARDOC, une nouvelle mise à jour est toutefois nécessaire. Elle est indispensable pour que vos prochaines factures soient acceptées par les assurances. Cette mise à jour améliore la rapidité de création des factures TARDOC tout en conservant la compatibilité avec TARMED. Nous la déploierons dès ce mercredi 14 janvier.

Nous attendons encore les derniers retours des assurances avant de pouvoir vous confirmer le feu vert pour l’envoi des factures.

Nous sommes conscients que cela retarde votre facturation et nous vous remercions pour votre compréhension. Malheureusement, il n’a pas été possible d’obtenir des retours exploitables des assurances avant le 1er janvier 2026, ce qui nous amène aujourd’hui à procéder à ces derniers ajustements, comme nous l’avions anticipé.

Pendant cette période, vous pouvez bien entendu continuer à saisir vos codes de facturation.

Nous avons constaté que certains clients ont commencé à générer des lots de factures sans les envoyer. Cette opération n’est pas recommandée, car la mise à jour prévue ce mercredi doit impérativement être installée avant la création des lots.

Il convient donc de supprimer tous les lots contenant des factures TARDOC non envoyées et d’attendre notre confirmation avant de recréer de nouveaux lots.

En revanche, si des lots TARDOC ont déjà été envoyés, il ne faut pas les supprimer. Il conviendra d’attendre les éventuels retours des assurances.

En conclusion, il est indispensable d’attendre encore une semaine avant d’envoyer vos factures. Ce délai nous permettra d’avoir un meilleur recul. Nous vous adresserons un nouveau mailing d’information mercredi prochain.

Il sera alors recommandé de transmettre dans un premier temps un nombre limité de factures afin de vérifier le bon fonctionnement de TARDOC dans votre domaine de spécialité et de s’assurer de leur validation par les assureurs.

Ajouter un diagnostic à une facture

Avec l’introduction de TARDOC, la saisie d’un code de diagnostic devient plus contraignante pour les forfaits ambulatoires.

Trois catalogues sont disponibles : codes tessinois (TARMED/TARDOC), CIM-10 et OIC. Ils sont accessibles via le bouton « Diagnostics » de la page « Détail des codes de facturation ».

Les codes de diagnostic sont introduits de la même manière que les codes de facturation dans la liste des prestations saisies.

Pour gagner du temps, ces codes de diagnostic peuvent également être intégrés directement dans vos chaînages. Par exemple, si un même diagnostic est systématiquement associé à certains actes, il peut être enregistré une seule fois dans le chaînage et sera ensuite repris automatiquement lors de la facturation.

Si aucun code de diagnostic n’est renseigné, le diagnostic tessinois « U » sera utilisé par défaut, comme c’était le cas auparavant avec TARMED. En revanche, les forfaits ambulatoires nécessitent obligatoirement un diagnostic CIM-10, et le validateur vous le signalera le cas échéant.

Numéro AVS obligatoire avec le format XML 5.0

Avec le passage au nouveau format de facturation XML 5.0, il est désormais obligatoire de renseigner un numéro AVS (également appelé SSN dans le logiciel, SSN = Social Security Number) pour chaque patient.

Cette règle s’applique également aux patients qui n’en disposent pas, comme par exemple les patients étrangers. En l’absence de numéro AVS, les factures sont automatiquement refusées par le système d’envoi.

Afin d’éviter toute erreur dans ces situations, vous pouvez utiliser le numéro AVS générique suivant lorsque le patient n’en possède pas : 756.9999.9999.91

Il est important de respecter strictement ce format, avec des points (ou sans séparateur) et non des espaces, des virgules ou d’autres caractères.

Chaînages TARDOC : pensez à la validation après le transfert

Comme communiqué précédemment, nous avons mis en place la possibilité de transférer vos chaînages TARMED vers TARDOC afin de faciliter la transition et de vous faire gagner du temps.

Nous attirons toutefois votre attention sur un point important : après le transfert, il est indispensable de valider les nouveaux chaînages. Sans cette validation, ils ne pourront pas être utilisés lors des consultations.

Ce point a été constaté à plusieurs reprises depuis le début de l’année et peut expliquer pourquoi certains chaînages ne sont pas visibles ou utilisables malgré leur transfert.

Les chaînages TARMED restent disponibles

Nous souhaitons vous rassurer sur un point pratique : les chaînages TARMED ne disparaissent pas avec l’introduction de TARDOC.

Ils restent entièrement disponibles et utilisables pour les consultations de 2025 qui n’auraient pas encore été facturées. Vous pouvez donc continuer à les utiliser normalement pour clôturer la facturation 2025.

Facturation des consultations IVG et UVG

De nombreux clients nous ont interrogés concernant la facturation des cas relevant des assurances UVG (accidents) et IVG (invalidité) dans le cadre de TARDOC.

À partir du 1er janvier 2026, la même version de TARDOC et des forfaits ambulatoires sera appliquée aux domaines UVG, IVG et MVG, comme pour la facturation relevant de l’assurance de base (LAMal).

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici. 

Utilisation de l’aide

Sur certaines pages du logiciel, un symbole « ? » est disponible en haut de l’écran.

En cliquant sur ce bouton, vous accédez directement aux explications et informations spécifiques à la page concernée.

N’hésitez pas à l’utiliser lorsque vous avez besoin d’éclaircissements : c’est un moyen simple et rapide pour vous accompagner.

Ajustements à venir

Notre équipe continue à travailler sur l’affichage et le fonctionnement de certaines pages afin de les harmoniser avec TARDOC. 

Nous adaptons également le validateur et les automatisations pour simplifier votre expérience utilisateur.

Nous poursuivons le déploiement progressif de mises à jour visant à optimiser votre environnement de travail.

Par ailleurs, des améliorations des statistiques TARDOC sont actuellement en cours de développement.

Une migration réussie grâce à vous

Alors que nous arrivons à la fin de la phase de tests, nous sommes heureux de pouvoir vous proposer progressivement les derniers ajustements TARDOC. Cette étape importante est le résultat d’une préparation menée de longue date, de notre expérience, mais surtout d’un travail étroit réalisé avec vous.

Grâce à votre patience, à votre confiance et à vos nombreux retours, nous avons pu assurer une transition fluide entre ces deux systèmes de facturation.

Nous tenons à vous remercier très sincèrement pour votre implication tout au long de cette migration. Vos remarques, vos échanges et les informations partagées depuis vos cabinets et réseaux médicaux ont été précieux pour améliorer le module TARDOC et sécuriser son déploiement.

Nous restons bien entendu à votre écoute et à vos côtés pour la suite.

Meilleures salutations,

L’équipe Handylife