TARDOC-Update und Rechnungsverfolgung

Sehr geehrte Kunden,

Wie in unserer Mitteilung zum Jahresende angekündigt, möchten wir Sie über die Entwicklungen im Bereich Rechnungsstellung und die Einführung von TARDOC auf dem Laufenden halten.

Wir möchten Ihnen einen kurzen Überblick über die Einführung von TARDOC sowie über die ersten unter realen Bedingungen versandten Rechnungen geben.

Zudem möchten wir Sie auf einige wichtige Punkte hinweisen, die Sie beachten sollten, um eine optimale Bearbeitung Ihrer Rechnungen zu gewährleisten.

Versand der Rechnungen

Die Umstellung auf TARDOC verlief erfolgreich. Unsere Kunden konnten ihre Rechnungsverkettungen erstellen und zu Beginn dieses Jahres ihre Codes bei den Konsultationen korrekt eingeben.

Wir haben die ordnungsgemässe Erstellung von Rechnungen im XML-Format Version 5.0 sowie der neuen PDF-Rechnungsvorlage mit zugehörigen QR-Codes bestätigt.

Nach den Anpassungen, die wir bei unseren ersten TARDOC-Tests vorgenommen haben, ist jedoch ein neues Update erforderlich. Dieses ist unerlässlich, damit Ihre nächsten Rechnungen von den Versicherungen akzeptiert werden. Dieses Update verbessert die Geschwindigkeit der Erstellung von TARDOC-Rechnungen und gewährleistet gleichzeitig die Kompatibilität mit TARMED. Wir werden es heute, Mittwoch, den 14. Januar, einführen.  

Wir warten noch auf die letzten Rückmeldungen der Versicherungen, bevor wir Ihnen den Startschuss für den Versand der Rechnungen geben können.

Wir sind uns bewusst, dass dies Ihre Rechnungsstellung verzögert, und danken Ihnen für Ihr Verständnis. Leider war es nicht möglich, vor dem 1. Januar 2026 verwertbare Rückmeldungen von den Versicherungen zu erhalten, was uns nun veranlasst, diese letzten Anpassungen vorzunehmen, wie wir es erwartet hatten.

Während dieser Zeit können Sie natürlich weiterhin Ihre Rechnungscodes eingeben.

Wir haben festgestellt, dass einige Kunden damit begonnen haben, Rechnungsgruppen zu erstellen, ohne diese zu versenden. Dies ist nicht empfohlen, da das für diesen Mittwoch geplante Update unbedingt vor der Erstellung der Rechnungsgruppen installiert werden muss.

Es ist daher erforderlich, alle Rechnungsgruppen, die nicht versendete TARDOC-Rechnungen enthalten, zu löschen und unsere Bestätigung abzuwarten, bevor neue Rechnungsgruppen erstellt werden.

Wenn jedoch TARDOC-Rechnungsgruppen bereits versendet wurden, dürfen diese nicht gelöscht werden. Es ist ratsam, eventuelle Rückmeldungen der Versicherungen abzuwarten.

Zusammenfassend ist es unerlässlich, noch eine Woche zu warten, bevor Sie Ihre Rechnungen versenden. Diese Frist ermöglicht uns, einen besseren Überblick zu haben. Wir werden Ihnen nächsten Mittwoch eine neue Informations-E-Mail zusenden.

Es wird dann empfohlen, zuerst eine begrenzte Anzahl von Rechnungen zu übermitteln, um die ordnungsgemässe Funktion von TARDOC in Ihrem Fachgebiet zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie von den Versicherungen validiert werden.

Eine Diagnose zu einer Rechnung hinzufügen

Mit der Einführung von TARDOC wird die Eingabe eines Diagnosecodes für ambulante Pauschalen aufwändiger.

Es stehen drei Kataloge zur Verfügung: Tessiner Codes (TARMED/TARDOC), ICD-10 und GgV. Sie sind über die Taste «Diagnosen» auf der Seite «Leistungsabrechnung» zugänglich.

Die Diagnosecodes werden auf die gleiche Weise wie die Abrechnungscodes in die Liste der erfassten Leistungen eingegeben.

Um Zeit zu sparen, können diese Diagnosecodes auch direkt in Ihre Verkettungen integriert werden. Wenn beispielsweise dieselbe Diagnose systematisch mit bestimmten Leistungen verbunden ist, kann sie einmalig in der Verkettung gespeichert werden und wird dann bei der Abrechnung automatisch übernommen.

Wenn kein Diagnosecode angegeben ist, wird standardmäßig die Tessiner Diagnose „U” verwendet, wie dies zuvor bei TARMED der Fall war. Ambulante Pauschalen erfordern jedoch zwingend eine ICD-10-Diagnose, worauf Sie der Validator gegebenenfalls hinweisen wird.

AHV-Nummer obligatorisch im XML 5.0-Format

Mit der Umstellung auf das neue Abrechnungsformat XML 5.0 ist es nun obligatorisch, für jeden Patienten eine AHV-Nummer (in der Software auch als SSN bezeichnet, SSN = Social Security Number) anzugeben.

Diese Regel gilt auch für Patienten, die keine solche Nummer haben, wie beispielsweise ausländische Patienten. Ohne AHV-Nummer werden Rechnungen vom Versandsystem automatisch abgelehnt.

Um Fehler in solchen Situationen zu vermeiden, können Sie, wenn der Patient keine AHV-Nummer hat, die folgende generische AHV-Nummer verwenden: 756.9999.9999.91

Es ist wichtig, dieses Format strikt einzuhalten, mit Punkten (oder ohne Trennzeichen) und auch keine Leerzeichen, Kommas oder andere Zeichen.

TARDOC-Verkettungen: Bitte denken Sie an die Validierung nach der Übertragung

Wie bereits mitgeteilt, haben wir die Möglichkeit eingeführt, Ihre TARMED-Verkettungen nach TARDOC zu übertragen, um den Übergang zu erleichtern und Ihnen Zeit zu sparen.

Wir möchten Sie jedoch auf einen wichtigen Punkt hinweisen: Nach der Übertragung müssen die neuen Verkettungen unbedingt validiert werden. Ohne diese Validierung können sie bei Konsultationen nicht verwendet werden.

Dieser Punkt wurde seit Anfang des Jahres mehrfach festgestellt und kann erklären, warum bestimmte Verkettungen trotz ihrer Übertragung nicht sichtbar oder verwendbar sind. 

Die TARMED-Verkettungen bleiben verfügbar

Wir möchten Sie in einem praktischen Punkt beruhigen: Die TARMED-Verkettungen verschwinden mit der Einführung von TARDOC nicht.

Sie bleiben vollständig verfügbar und können für Konsultationen von 2025 verwendet werden, die noch nicht abgerechnet wurden. Sie können sie also weiterhin wie gewohnt verwenden, um die Abrechnung für 2025 abzuschliessen.

Abrechnung von IVG- und UVG-Konsultationen

Zahlreiche Kunden haben uns Fragen zur Abrechnung von Fällen im Rahmen der UVG- (Unfall) und IVG-Versicherung (Invalidität) mit TARDOC gestellt.

Ab dem 1. Januar 2026 wird für die Bereiche UVG, IVG und MVG dieselbe Version von TARDOC und ambulanten Pauschalen angewendet wie für die Abrechnung im Rahmen der Grundversicherung (KVG).

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier. 

Verwendung der Hilfe

Auf vielen Seiten der Software ist oben auf dem Bildschirm ein Symbol „?“ verfügbar.

Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie direkt zu den spezifischen Erklärungen und Informationen zur betreffenden Seite.

Zögern Sie nicht, diese Hilfe zu nutzen, wenn Sie Fragen haben: Sie ist ein einfacher und schneller Weg, um Ihnen weiterzuhelfen.

Künftige Anpassungen

Unser Team arbeitet weiterhin an der Darstellung und Funktionsweise bestimmter Seiten, um sie an TARDOC anzupassen.

Wir passen auch den Validator und die Automatisierungen an, um Ihre Benutzererfahrung zu vereinfachen.

Wir setzen die schrittweise Einführung von Updates fort, um Ihre Arbeitsumgebung zu optimieren.

Darüber hinaus werden derzeit Verbesserungen der TARDOC-Statistiken entwickelt.

Eine erfolgreiche Migration dank Ihnen

Nun, da wir das Ende der Testphase erreichen, freuen wir uns, Ihnen nach und nach die letzten Anpassungen an TARDOC anbieten zu können. Dieser wichtige Schritt ist das Ergebnis langfristiger Vorbereitungen, unserer Erfahrung, aber vor allem der engen Zusammenarbeit mit Ihnen.

Dank Ihrer Geduld, Ihres Vertrauens und Ihres zahlreichen Feedbacks konnten wir einen reibungslosen Übergang zwischen den beiden Abrechnungssystemen gewährleisten.

Wir möchten Ihnen ganz herzlich für Ihr Engagement während dieser Migration danken. Ihre Anmerkungen, Ihr Austausch und die Informationen, die Sie aus Ihren Praxen und medizinischen Netzwerken geteilt haben, waren für die Verbesserung des TARDOC-Moduls und die Sicherung gerne seiner Einführung von unschätzbarem Wert.

Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch weiterhin gerne zur Verfügung und begleiten Sie beim weiteren Vorgehen.

Mit freundlichen Grüssen,

Das Handylife-Team